Addenda: haz crecer tu negocio vendiendo a las grandes cadenas

Además de ayudarte a ser proveedor de tiendas o cadenas de retail, la Addenda introduce mejores prácticas contables, comerciales y de negocio.

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Piensa que tus productos pueden estar en los anaqueles de las grandes cadenas comerciales, en donde existe un mercado de millones de clientes que todos los días visitan sus tiendas, clubes y sitios de comercio electrónico.

Como PyME o start up esto puede ser realidad: solo necesitas estar preparado y cumplir algunos requisitos, como acompañar tus facturas electrónicas con una Addenda.

Así es, además de estar registrado como contribuyente ante el SAT y que tus productos cumplan con las Normas Oficiales Mexicanas (NOM), entre otros requisitos, un plus a tomar en cuenta por parte de las grandes cadenas comercial o de retail, es que emitas Addendas.

Importancia de Expertos en Addendas

¿Qué es? Recordemos que una Addenda es un documento digital que incluye información, comercial o de logística, que no cabe en un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).

Información como número de lote, características muy específicas del producto comprado o ruta de entrega. 

Se trata de datos con valor operativo, comercial o logístico muy importante para tiendas como Walmart, Liverpool o Soriana; a fin de llevar un control de procesos comerciales, de compra y con proveedores, entre otros.

Básicamente, una Addenda es un archivo en formato XML en el que se puede añadir información no fiscal a un comprobante digital, o CFDI, que las grandes cadenas solicitan a sus proveedores y clientes.

El objetivo de estos negocios es ahorrar costos y operaciones: ser más eficientes en procesos internos en relación con sus compras y ventas.

¿Qué tipo de información incluye Expertos en Addendas?

La información que se añade a través de las Addendas puede o no ser la misma que contienen las facturas electrónicas, es por eso que no está regulada por el SAT ni tiene carácter fiscal.

Si es información comercial, abarca datos como RFC, nombre de la empresa, correo electrónico, tipo de productos, cantidad, dimensión, forma y condiciones de pago, por ejemplo.

En el caso de la clasificada como operativa, se refiere principalmente a características de producto: cantidad, número de lote o número de serie, tipo de almacenaje.

La relacionada con logística, específicamente solicita la forma en que han sido enviados los productos, fecha de envío, tipo de transporte, embalaje, ruta, sucursal, etc. 

Beneficios de integrar la addenda e Impacto en tu negocio

• Beneficio 1: utilidad en la optimización de transacciones comerciales con clientes y proveedores de gran tamaño.
• Beneficio 2: introducción y establecimiento de mejores prácticas comerciales. Al atender clientes tan grandes, la PyME va profesionalizando sus procesos de venta. Incluso, la información que contiene una Addenda y su propia emisión, es vista por especialistas como una de las mejores prácticas a seguir en el comercio.
• Beneficio 3: para que una cadena de suministro sea más eficiente, se necesita control operativo, logístico y comercial. La Addenda proporciona controles, agilizando las operaciones con la información que proporciona; además de hacerlas más transparentes.
• Beneficio 4: las Addendas también entregan ventajas en tu negocio, como ahorro de dinero y tiempo, pues promueve una estandarización de los datos que requieres para ser más eficiente.

Además de mejorar los procesos contables, comerciales, administrativos, embarques y recepción de mercancías, inventarios y pago a proveedores, por ejemplo.

Recomendaciones para conseguir clientes

Si ya estás preparado, es momento de ir a buscar a esos grandes clientes; pero toma en cuenta las siguientes recomendaciones en relación con las Addendas:

• Verifica qué tipo de Addenda solicitará este tipo de clientes, ya que hay diferentes formatos de acuerdo con el negocio y su sistema de clasificación de proveedores.
• Conoce muy bien la información adicional que solicitará el cliente, a fin de saber si tu proveedor tecnológico la incluye o la puede desarrollar.
• Revisa si tu proveedor tecnológico para emisión de Addendas, te proporciona un catálogo amplio de estas; incluyendo las de mayor uso o, en su caso, pueda desarrollarlas.
• Evalúa los costos de emisión o desarrollo. En el mercado hay opciones de tecnología que no cobran las Addendas.